Quoi rechercher chez un fournisseur en gestion des documents

Quoi rechercher chez un fournisseur en gestion des documents

Appelez-nous
1.888.595.5656

Vous êtes au point où la croissance de votre entreprise est telle que vous n’avez plus suffisamment d’espace ni d’employés pour s’occuper de vos documents qui ne cessent de se multiplier. Une compagnie professionnelle en gestion des documents offre les ressources et l’expertise dont vous avez besoin. Voici quelques éléments que vous devriez rechercher lorsque vous devez choisir un fournisseur en gestion des documents.

Protection

Là où vos dossiers sont gérés est important. Vos documents ne devraient non seulement être bien organisés, mais ils devraient aussi être protégés contre le vol, le feu, les inondations et les désastres naturels. Les centres de dossiers commerciaux sont conçus pour protéger les inventaires de documents. Mais ce ne sont pas tous les centres qui offrent le même niveau de sécurité. Assurez-vous de choisir un entrepôt muni des systèmes suivants :

  • Contrôle de la température
  • Prévention et détection du feu
  • Une surveillance et une sécurité 24/7/365

L’accès sur les lieux devrait aussi se limiter à des professionnels en gestion de documents entrainés et investigués.

Technologie

Comment vos dossiers sont gérés fait aussi une différence. Les systèmes manuels de gestion des inventaires de documents sont prônes aux erreurs et à la négligence ce qui rend le retrait de dossiers plus long et laborieux. Les locaux où vos dossiers sont entreposés et gérés devraient être équipés avec un système d’inventaire électronique qui permet à tous les documents d’être suivis grâce à un système de code barre. Les dossiers peuvent alors être facilement demandés en ligne pour un retrait et une livraison rapides.

La diversité des services

La gestion des documents professionnelle implique plusieurs domaines de services :

  • L’entreposage des documents
  • L’indexation des documents
  • Le retrait et la livraison des documents
  • La numérisation et la digitalisation

Il est inefficace, peu pratique et dispendieux de choisir un fournisseur pour chacun de ces services. Recherchez un fournisseur en gestion des documents qui peut s’occuper de tous vos besoins en matière de gestion des documents.

Certification NAID AAA

La gestion des documents comprend aussi une phase de destruction finale pour vos documents d’affaires. Ainsi, plusieurs fournisseurs en gestion des documents offrent un service de déchiquetage des documents. Si votre compagnie est à la recherche d’un vendeur unique pour s’occuper du cycle de vie complet de vos documents, la certification NAID AAA est essentielle.

L’Association Nationale de la Destruction de l’Information (NAID) établit les standards pour l’industrie de la destruction de l’information. Tous les fournisseurs de service de déchiquetage papier certifiés NAID AAA acceptent des audits planifiés et non planifiés afin de s’assurer que plusieurs pratiques clés soient mises en place, telles que :

  • Le processus de destruction
  • La sécurité opérationnelle
  • Les pratiques de sélection des employés

Les fournisseurs en gestion des documents qui offrent des services de déchiquetage papier certifiés NAID AAA s’assurent que vos informations soient détruites en utilisant un processus qui suit les standards de sécurité les plus stricts ainsi que les pré requis règlementaires.

L’expérience et la réputation

Il est important de choisir un fournisseur en gestion des documents qui non seulement répond à vos besoins immédiats mais qui peut aussi agir comme ressource à long terme pour votre compagnie. Les fournisseurs avec une grande expérience en gestion des documents peuvent aider votre organisation à raffiner ses processus et à établir les règles qui assureront efficacité et profitabilité. Ces vendeurs ont aussi plus de chance d’avoir une stabilité financière afin de vous servir comme partenaire d’affaires à long terme.

La réputation de l’industrie et de la communauté est aussi importante. Vous avez besoin de faire confiance en la compagnie qui s’occupe de votre information la plus précieuse. Vérifier l’expérience et la réputation de votre fournisseur en gestion des documents est simple. Demandez pour des références clients et examinez la position de votre fournisseur potentiel au sein de la communauté.

Une solution professionnelle en gestion des documents aide votre compagnie à gérer le risque, à assurer sa continuité et à augmenter son efficacité opérationnelle. Évaluez les éléments dont nous avons discuté lorsque vous chercherez un fournisseur en gestion des documents.

Docu-Dépôt offre des services en gestion des documents et de l’information pour les entreprises de Montréal et de partout au Québec. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

 

Demander un prix

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Connectez avec nous!

Certification NAID AAA pour le déchiquetage sur place de documents confidentiels, de disques durs et pour tout supports électroniques

POUR NOIS JOINDRE
LIEN UTILES
HEURES D'OUVERTURE
POUR NOIS JOINDRE
HEURES D'OUVERTURE

Ouvert au public aux heures suivantes :
Lundi au vendredi de 8h00 à 17h00
Après 17h00, composez 514.271.3223 le poste 299 et laissez votre message. Nous vous rappellerons en moins de 5 minutes.

© 2017 Docu-Dépôt. Tous droits réservés.