Réponses à toutes vos questions sur la
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Réponses à toutes vos questions sur la destruction des documents

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Pile of paper next to shredded paper

Le savoir c’est le pouvoir, surtout lorsque l’on parle de la protection de l’information personnelle. Alors que la sécurité de l’information est un terme communément interprété, nous voulons vous aider à éliminer la confusion sur le comment la destruction de l’information devrait être traitée au sein de votre organisation. En conséquent, nous avons mis de l’avant quelques questions fréquemment demandées au sujet de la destruction des documents et fournissons nos réponses.

Quels documents devrais-je détruire ?

Il est recommandé que vous détruisiez tous les documents contenants de l’information d’affaires confidentielle ou de l’information personnellement identifiable (IPI). Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) a mis sur pieds La loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) afin de protéger les droits des particuliers et leurs renseignements personnels. En faisant ainsi, le CPVP a mis en établit des règles de base pour le fonctionnement des organisations du secteur privé ; comment elles collectent, divulguent et détruisent les renseignements personnels.

Chaque entreprise a des pré-requis uniques en matière de destruction des documents. Les documents papier contenants de l’information confidentielle peuvent inclure mais ne sont pas limités à :

  • Des rapports financiers et taxes
  • Des dossiers d’employés et de clients
  • Des contrats et propositions
  • Des documents contenants de l’information personnelle

Il est recommandé que vous consultiez votre conseiller légal afin de déterminer combien de temps vous devez conservez vos documents et quand vous devez les détruire.

Sur place ou hors site ?

Comment vous faites déchiquetez vos documents est principalement basé sur des préférences personnelles. Les méthodes de déchiquetage sur place et hors site offrent toutes les deux une solution sécuritaire pour la destruction de dossiers papier confidentiels. Pour les deux services, des professionnels investigués utilisent de l’équipement de déchiquetage de niveau industriel qui rend toute information sensible entièrement méconnaissable. Lorsqu’ils terminent l’une ou l’autre des méthodes, un Certificat de destruction est complété ce qui vous permet de rencontrer vos pré-requis légaux, règlementaires et vos audits internes.

Pour le déchiquetage sur place, un véhicule de déchiquetage mobile se rend à vos bureaux à un moment établit. Tous les documents soumis pour la destruction sont ramassés et déchiquetés sur place. Le processus de destruction en entier peut être observé par un témoin.

Le déchiquetage hors site est tout aussi sécuritaire que la méthode de déchiquetage mobile sur place. Sur une base planifiée, les documents confidentiels sont ramassés à vos bureaux et sont ensuite transportés de façon sécuritaire jusqu’à notre usine de déchiquetage. Une stricte chaine de manutention et des procédures pour la protection des informations personnelles sont suivies tout au long du processus. Le déchiquetage hors site permet d’éviter le bruit associé au déchiquetage mobile sur place.

Pourquoi ne pas tout simplement utiliser ma machine déchiqueteuse de bureau ?

Plusieurs problèmes sont associés à la fiabilité d’une machine déchiqueteuse de bureau. Plusieurs déchiqueteuses de bureau déchiquètent les documents confidentiels dans des bandelettes relativement larges qui pourraient ne pas offrir la protection de l’information personnelle adéquate. Ces machines sont aussi enclines au mauvais fonctionnement. Une mauvaise et une surutilisation, souvent observées dans des bureaux occupés peuvent rendre une déchiqueteuse inutilisable. Les blocages papier sont fréquents et les lames déchiqueteuses sont facilement usables.

Le déchiquetage maison est aussi inefficace. Les classeurs, trombones et broches doivent être retirées avant le déchiquetage. La plupart des déchiqueteuses de bureau peuvent seulement prendre quelques feuilles à la fois et le bac à déchiquetage doit souvent être vidé. L’investissement de temps associé à la déchiqueteuse a un impact négatif sur la productivité d’affaires globale. Il en résulte que les documents sensibles peuvent facilement se retrouver dans une poubelle plutôt que d’être adéquatement détruits.

Un service de déchiquetage professionnel permet de jeter des documents confidentiels en beaucoup moins de temps. Des dossiers complets, incluant les classeurs et trombones, peuvent être jetés dans des contenants réceptacles barrés et ce, en quelques secondes seulement. Parce que plusieurs contenants réceptacles peuvent être stratégiquement placés à différents endroits dans vos bureaux, les dossiers sensibles ont plus de chance d’être jetés adéquatement et ce, rapidement.

Docu-Dépôt fournit des solutions professionnelles de déchiquetage papier aux entreprises partout à Montréal et Québec. Pour en savoir plus, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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