Les risques les plus courants pour
vos documents d’affaires

Les risques les plus courants pour vos documents d’affaires

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Malgré le fait qu’un nombre croissant d’organisations implantent des processus d’affaires sans papier, plusieurs entreprises dépendent toujours de dossiers physiques. Mais si vous ne faites pas attention, les documents papier peuvent être le maillon faible de votre chaine de sécurité des renseignements corporatifs. Voici les risques les plus courants pour vos documents d’affaires.

Le vol et les accès non autorisés

Même si les fuites de données corporatives ont tendant à faire les grands titres des nouvelles, les documents d’affaires confidentiels sont compromis tous les jours. Ainsi, les risques de vol et d’accès non autorisés à vos documents ne devraient pas être ignorés. Les dossiers papier peuvent disparaître pendant des semaines, voire des mois sans qu’on s’en rende compte, surtout s’ils ne sont pas gérés adéquatement. Considérez utiliser un service de gestion des documents professionnel afin de vous assurer que les accès à vos documents sont bien contrôlés et surveillés.

De mauvais environnements d’entreposage

Un mauvais environnement d’entreposage présente un risque réel pour vos dossiers papier. Le papier est un médium robuste ; avec de bonnes conditions d’entreposage, les livres et les documents papier peuvent être conservés pendant des siècles. Toutefois, trop d’organisations prennent l’état physique de leurs documents pour acquis. Même si un grenier ou un sous-sol semblent être de bons endroits d’entreposage, les menaces suivantes les rendent moins idéals pour conserver et protéger vos documents d’affaires :

  • Humidité excessive
  • Moisissures
  • Rongeurs et insectes

Une meilleure alternative est d’entreposer vos archives d’affaires dans un centre de documents commercial dédié à la conservation à long terme. Un centre des documents professionnel est équipé avec les systèmes suivants :

  • Contrôle du climat
  • Contrôle des parasites
  • Sécurité du périmètre
  • Surveillance vidéo 24/7
  • Système d’alarme avec surveillance
  • Contrôle des accès à l’édifice et à l’espace d’entreposage

Les désastres

Les documents papier sont particulièrement vulnérables aux dommages physiques. En un instant, un feu, une inondation ou un désastre naturel peuvent détruire l’ensemble de votre inventaire de dossiers. Afin d’éviter les désastres, utilisez toujours un service d’entreposage et entreposez vos documents d’affaires essentiels dans leur centre de documents afin de les garder loin de votre lieu d’affaires. Un centre des documents peut vous fournir une protection sans précédent contre les désastres faits à la fois par les humains et la nature.

Jeter et détruire de façon négligée

Le risque de mal détruire vos documents d’affaires rapidement et de façon sécuritaire ne vaut pas la peine d’être pris. Vous êtes légalement obligés de détruire les documents qui contiennent des renseignements confidentiels personnels de façon sécuritaire. La loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRDE) exige que toutes les organisations canadiennes qui collectent de l’information personnelle la détruise à la fin de sa période de rétention légale.

Un programme de destruction des documents géré de façon professionnelle évite le vol de documents papier expirés et aide à garder votre entreprise conforme à la LPRDE. Le bon fournisseur peut offrir des options de déchiquetage sur place ou hors site afin de répondre à vos préférences et exigences. Les deux options utilisent des contenants de collecte barrés dans lesquels vous pouvez jeter vos dossiers en quelques secondes. Sur une base planifiée, vos bacs sont récupérés et le contenu est déchiqueté de façon sécuritaire. Vous recevez un Certificat de Destruction notant la date et l’heure de la destruction afin de prouver votre conformité avec la LPRDE.

Toute votre information a besoin d’être protégée, mais prenez cette opportunité pour porter une attention toute particulière aux risques auxquels font face vos documents papier, et atténuez-les.

Docu-Dépôt fournit des services d’entreposage et de déchiquetage des documents aux entreprises de Montréal et de partout au Québec. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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