Questions fréquentes

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1. Qu’est-ce qui vous différencie des autres fournisseurs  de l’industrie ?

À la différence des grandes multinationales, Docu-Dépôt offre un service hautement personnalisé. Depuis plusieurs années déjà, nous créons des liens fructueux avec le monde des affaires au Québec et sommes soucieux d'appuyer la communauté locale. Mais contrairement à d'autres petites entreprises locales, nous offrons une gamme élargie de services de gestion des documents et de l'information, dont l'efficacité est assurée par des installations à la fine pointe de la technologie et de la sécurité : notre chambre forte à température et à humidité régulées, où sont logés vos documents et vos données les plus sensibles, n'en est qu'un exemple.

 

Nous possédons aussi notre propre flotte de véhicules, ce qui signifie que pour chacun des services que nous offrons, vos informations confidentielles n'échappent jamais à notre étroite surveillance. D'autre part, cela nous permet de répondre à vos urgences quasi-instantanément. Enfin, chacun de nos véhicules est ce qu'il se fait de mieux, offrant grâce à leur technologie hybride la solution de destruction la plus fiable et la plus écologique de tout le corridor Québec-Montréal.

2. Faites-vous l'entreposage et la gestion de médias numériques et audio-visuels ?

Oui. Vos médias et données numériques sont entreposés dans notre chambre forte à sécurité maximale, climatisée afin de préserver à long terme vos informations et vos documents audio/vidéo les plus importants.

3. À quelle vitesse pouvez-vous me livrer des dossiers urgents entreposés chez vous ?

Selon votre lieu d’affaires, vos documents peuvent vous être livrés en aussi peu qu'une heure grâce à notre service d'urgence. Le service régulier offre la livraison en une demi-journée : les demandes faites avant 11h00 sont livrées l’après-midi même, et celles faites avant 16h00, le lendemain matin.

4. Et si j’ai besoin de mes documents alors que c'est jour férié ?

Pour vos urgences, la livraison est disponible en tout temps, tous les jours de l'année, incluant les jours fériés.

5. À quel point mes documents et mes données sont-ils en sécurité chez vous ?

Dès le moment où ils entrent en notre possession, vos documents et vos données importantes sont maintenus dans des conditions qui répondent aux critéres de sécurité maximals de l'industrie. Nos installations sont sous surveillance électronique constante, et leur accès est strictement limité au personnel autorisé par une série de procédures et de dispositifs spécialisés. Tous les visiteurs qui y pénètrent, incluant nos propres fournisseurs, sont escortés en tout temps par un professionnel de notre équipe.

6. Qu’est-ce qu’une boîte à documents standard ?

Les boîtes d'entreposage pour documents standards peuvent accommoder des dossiers de format légal (8 1/2 x 14") ou de format lettre (8 1/2 x 11"), selon l'orientation dans laquelle on les y dépose. Elles mesurent 10 x 12 x 16" et on les reconnaît à leur deux cavités pour les doigts, percées au centre de leurs faces les plus courtes. Faciles à transporter, ces boîtes sont les plus populaires auprès de nos clients. Elles sont disponibles pour achat en tout temps et sont notre première recommandation pour l'entreposage à long terme. Pour tout autre type ou format de boîte, notre service à la clientèle se fera un plaisir de vous conseiller.

7. Pouvez-vous vous occuper de la préparation de mes dossiers pour l'entreposage ?

Oui, et très rapidement au besoin : nous pouvons soulager vos opérations en constituant une équipe de soutien qui rangera vos dossiers dans les boîtes et fera l'entrée de données et l'indexation de leur contenu. Ce service inclut l'apposition de codes à barres intelligents sur vos boîtes et documents.

8. Avez-vous un système logiciel à nous suggérer pour la conservation de nos documents ?

Certainement. Docu-Dépôt a joué un rôle important dans le développement et le déploiement de précisément ce type de système logiciel, dans le but de mieux répondre aux exigences de ses clients. Notre système a connu un tel succès que le logiciel est maintenant vendu et utilisé à l'étranger par d'autres centres de gestion de documents. Il est conçu spécifiquement pour la gestion de vos documents d'entreprise, et une de ses fonctions centrales est la gestion des documents qui nous sont confiés pour entreposage à long terme. Mieux encore : ce logiciel permet du même coup la gestion de tous les documents actifs de votre entreprise. Cela vaut la peine de nous demander une démonstration.

9. Qu’est-ce qu’une destruction sécurisée ?

Tout document ou source d'information confidentielle, incluant les médias numériques et les disques durs arrivés en fin de cycle de vie, doivent être détruits pour assurer votre conformité réglementaire et éviter les fuites qui menacent la vie privée et la confidentialité. La destruction sécurisée doit observer plusieurs critères précis, selon le type de support qui doit être détruit. Docu-Dépôt respecte des processus certifiés par l'industrie et étroitement surveillés et vérifiés par NAID International. C'est ce qui nous permet, une fois le travail complété, de vous remettre un certificat officiel de destruction, comme quoi votre matériel a bel et bien été détruit suivant les normes établies par NAID.

10. Pouvez-vous faire la destruction de documents à nos bureaux ?

Oui! Depuis mai 2012, une unité mobile de destruction peut se rendre à vos bureaux ou vos entrepôts pour détruire vos documents, CD et DVD de même que vos disques durs contenant de l’information confidentielle. Après quoi, un certificat de destruction vous est remis.? De plus, nos unités mobiles utilisent une technologie hybride, une première au Québec !

Sur simple demande, nous pouvons facilement établir avec vous un horaire de destruction périodique et placer dans vos bureaux des contenants pratiques et verrouillés où vous pourrez déposer tout ce qui doit être détruit.

11. Qu’est-ce que la technologie hybride ?

Lorsque la destruction s'effectue dans nos installations, nos unités mobiles fonctionnent à l'électricité plutôt qu'au carburant diesel.

12. Combien de temps devrais-je conserver mes documents ?

Les gouvernements fédéral et provincial ont établi un ensemble de délais précis, qui varient selon le type d’industrie. Cependant, les politiques des entreprises peuvent souvent dicter des délais différents. Par ailleurs, certains documents doivent être conservés indéfiniment, comme les titres de propriété, les baux et les testaments, pour ne nommer que ceux-là .

Veuillez vous en remettre aux exigences gouvernementales pour fixer votre calendrier de conservation; vos comptables et avocats sont souvent bien placés pour vous conseiller à ce sujet. Du moment qu'est établi votre calendrier de conservation, Docu-Dépôt entre en action et met en oeuvre avec vous toutes les solutions requises, de la conservation jusqu'à la destruction.

13. Comment suis-je assuré que mes documents ne seront pas mélangés à ceux d'un autre client ?

Tout item qui entre en notre possession reçoit son propre code à barres intelligent. Ce code est alors immédiatement associé à celui de votre compte client dans notre système. Chaque fois qu'un document, une boîte ou une bande est manipulée par un de nos employés, elle est balayée par lecteur optique, de sorte à créer pour chaque document une historique précise et sans faille.

De plus, chaque étagère et endroit précis dans notre entrepôt possède son propre type de code à barres. Chaque item est assigné à l'un ou l'autre des ces endroits suivant des règles strictes au moment de son enregistrement. Enfin, une série de mesures de vérification sont intégrées à même notre logiciel de gestion des documents et à nos lecteurs optiques pour garantir que les documents ne peuvent en aucune circonstance être mélangés entre eux.

14. Combien coûte l'entreposage mes documents ou médias chez Docu-Dépôt ?

Chacun de nos clients est unique, tant par le type que par le nombre de documents et médias qu'il doit entreposer. Ils ont cependant un point en commun : avec la solution d'entreposage chez Docu-Dépôt, ils réalisent des économies significatives par rapport à l'entreposage dans leurs bureaux. Certains d'entre eux profitent d'une réduction de 50% par rapport à un entreposage équivalent dans des bureaux au centre-ville.

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