Gestion des documents actifs

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Dans toute organisation, on trouve en circulation une variété de documents d’usage fréquent reliés aux diverses activités d’affaires, dont le service à la clientèle. Malgré leur importance, ces documents actifs sont néanmoins souvent ceux que l’on égare. Or, égarer un seul document de ce type peut avoir un impact considérable sur vos affaires. La gestion efficace des documents actifs exige un espace, des pratiques et un savoir-faire qui sont insuffisants dans la plupart des entreprises.

Docu-Dépôt vous libère du fardeau de la gestion de vos documents actifs. Reconnus comme les autorités en matière de gestion de documents à Québec et à Montréal, nous offrons à votre entreprise une solution économique pour faire la gestion efficace de ses documents les plus actifs. Notre service de gestion des documents actifs combine:

  • l’entreposage hors site sécurisé
  • l’indexation des fichiers
  • la gestion de l’inventaire de conservation
  • la récupération et la livraison de documents
  • la destruction des documents en fin de cycle de vie

Finie la complexité et le stress associés à la gestion des documents actifs ! Vous pourrez ainsi mieux vous concentrer sur l’essentiel : faire grandir votre entreprise.

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Dites adieu aux classeurs encombrants

La solution de gestion des documents actifs de Docu-Dépôt vous permet d’enfin tourner la page sur l’époque des classeurs surchargés qui encombrent des bureaux déjà à l’étroit. Vos documents actifs sont transférés à notre centre de gestion des documents, où ils sont mis en boîte ou sur des étagères. Ils reçoivent tous un code à barres intelligent qui permet un suivi serré de chacun de vos documents actifs. De leur transfert jusqu’à leur destruction, vos documents sont conservés et protégés par:

  • un système d’étagères de haute densité
  • une surveillance permanente 24/7/365
  • des locaux climatisés
  • des dispositifs contre les incendies

Une gestion intelligente de tous vos documents actifs, pour moins de vos dollars

Notre logiciel de gestion intégrée des documents et son portail web sécurisé ne vous permettent pas seulement de localiser et de récupérer vos documents actifs rapidement; il en permet aussi la visualisation et le tri, de quelques simples clics de souris. Vous pouvez aussi placer un requête de récupération et de livraison, ou encore:

  • créer des calendriers de conservation, tant pour les documents actifs que semi-actifs
  • chercher des documents par date, par service, par type, etc.
  • gérer le calendrier de destruction
  • obtenir divers rapports de conservation
  • gérer courriels, documents Word, Excel et fichiers PDF
  • gérer les documents actifs localisés dans vos bureaux

En n’ayant plus à chercher et récupérer vos documents, vous serez surpris de constater combien vous économiserez temps et argent!

Avec la solution de gestion des documents actifs de Docu-Dépôt, vous pourrez :

  • utiliser l’espace libéré de façon plus rentable
  • réduire vos frais administratifs
  • assurer votre conformité réglementaire
  • réduire les risques de violation de données
  • améliorer vos capacités de reprise après un sinistre

Pour en apprendre davantage, veuillez nous appeler ou compléter le formulaire sur cette page.

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