Un regard sur les centres de documents
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Un regard sur les centres de documents commerciaux

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les centres de documents commerciaux

Si vous cherchez de l’espace et à minimiser vos coûts d’opérations, vous pensez peut-être vous tourner vers une solution d’entreposage professionnel. Plusieurs compagnies offrent ce service même si elles n’ont pas de locaux dédiés à l’entreposage de documents commerciaux. Nous vous présentons ici un regard à l’intérieur d’un centre d’entreposage commercial avec les processus et les systèmes utilisés afin de protéger et préserver vos documents confidentiels.

Comment les dossiers sont entreposés

Au sein d’un centre de documents commercial, des systèmes d’étagères à haute densité sont utilisés afin d’entreposer de manière sécuritaire des boîtes individuelles de documents. Les systèmes d’étagères sont configurés afin qu’un nombre établi de boîtes peuvent être entreposées à l’intérieur de chaque section d’étagères. En plus d’offrir la possibilité d’entreposer des boîtes de grandeur standard, les étagères peuvent aussi être ajustées afin d’entreposer d’autres dossiers d’affaires importants tels que :

  • Radiographies médicales
  • Dessins d’architecture
  • Documents grands formats et de grandeur légale

Normalement, l’une de deux configurations d’étagères est utilisée dans un centre de documents commercial. Une des configuration permet à « une machine à sélecteur électrique » d’être facilement dirigé le long des allées afin d’aisément retirer et ranger des boîtes. L’autre configuration, connue sous le nom de « passerelle », utilise multiples mezzanines afin de maximiser la densité d’entreposage. À la fois la configuration « machine à sélecteur électrique » et la configuration « passerelle » sont conçues afin de :

  • Éviter que le papier soit sur le plancher
  • Faciliter le retrait des documents
  • Permettre la lecture des codes barres sur les boîtes d’entreposage de documents

Dans un centre de documents commercial, les boîtes et les documents ne sont jamais empilés séparément et ne sont jamais posés sur des palettes directement sur le plancher tel qu’ils le seraient dans un entrepôt à plusieurs utilités ou dans un entrepôt personnel.

La sécurité

Un centre de documents commercial est une installation de grande sécurité. Seuls les individus hautement investigués et contrôlés se voient donner l’accès et seuls les professionnels entrainés ont la permission de prendre et de gérer votre information. La confidentialité est conservée grâce à nombre de mesures. Les clients sont encouragés à ne pas inclure d’identifiant de la compagnie dans leurs boîtes. Un système de codes barres discret permet aux professionnels de la gestion des documents d’identifier et de retracer les inventaires de rétention spécifiques aux clients.

Plutôt que de se voir déléguer un lieu unique d’entreposage, votre inventaire est séparé et entreposé de façon anonyme dans plusieurs endroits au sein du centre d’entreposage commercial. Dans le cas peu probable que des individus non autorisés accèdent aux locaux, il leur serait impossible d’identifier une seule boîte appartenant à votre compagnie. La protection des renseignements personnels est augmentée grâce à l’utilisation des systèmes suivants :

  • Une surveillance interne et externe 24/7/365
  • Une technologie qui permet le contrôle des accès
  • Une surveillance par alarme

La protection physique

En plus de fournir une stricte protection des renseignements personnels, un centre de documents commercial est aussi conçu afin de minimiser les dommages physiques de vos documents en les protégeant du feu, des inondations et des désastres naturels. Un centre de documents commercial est équipé de systèmes à la fine pointe de la technologie pour la protection et de la suppression des incendies et est conservé dans une condition impeccable en tout temps afin d’éliminer les autres risques et les contaminants. Et parce que vos documents sont entreposés dans un environnement au climat contrôlé, ces derniers peuvent atteindre un niveau de préservation physique optimale à long terme.

La gestion des documents

L’entreposage des documents et la gestion des documents vont de pair. Un centre de documents commercial permet à votre inventaire d’être bien organisé et indexé sans que vous ayez à investir dans du personnel, des logiciels ou dans du matériel supplémentaires. Les documents sont suivis grâce à une base de données pour la gestion des inventaires avec une technologie intégrée de suivi par codes barres. Votre liste d’inventaire de documents peut être vue en tout temps en utilisant un portail sécuritaire en ligne. Si vous avez besoin d’un document, vous pouvez facilement en faire la demande en ligne et il vous sera livré de manière sécuritaire par un professionnel du centre de documents commercial ou vous sera envoyé électroniquement grâce à une solution de numérisation sur demande qui incorpore un protocole de partage de documents sécurisé (SFTP).

Docu-Dépôt fournit des solutions d’entreposage de documents pour les entreprises partout à Montréal et Québec. Pour plus d’information, veuillez nous contacter par téléphone ou remplissez le formulaire sur cette page.

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